Inventurliste Gastronomie: Kostenlose Excel- & PDF-Vorlage
Erfahren Sie, wie Sie eine effiziente Inventurliste in Excel für die Gastronomie erstellen, um Bestände zu organisieren.
Du brauchst eine Inventurliste für deinen Gastronomiebetrieb? Hier bekommst du sie – kostenlos, sofort und ohne E-Mail-Adresse.
Ob Inventurliste, Inventarliste oder Inventur-Vorlage – gemeint ist dasselbe: eine strukturierte Übersicht aller Bestände deines Betriebs. In diesem Artikel erklären wir, wie die Vorlage aufgebaut ist, wie du sie richtig ausfüllst, und welche Besonderheiten für Bars, Restaurants und Hotels gelten. Außerdem: die gesetzlichen Grundlagen zur Inventurpflicht und wann es sich lohnt, von Excel auf eine Inventur-Software umzusteigen.
1. Kostenlose Vorlagen herunterladen
Wir stellen dir drei Vorlagen zur Verfügung, die du sofort herunterladen und verwenden kannst:
Vorlage 1 – Getränkebestand (Excel): Für Bars, Cocktailbars und Restaurants mit Getränkekarte. Spalten für Spirituosen, Weine, Bier, Softdrinks. Mit voreingestellten SUMME-Formeln für den Gesamtwert. Link zum Download.
Vorlage 2 – Lebensmittel/Küche (Excel): Für Restaurantküchen und Cateringbetriebe. Spalten für Lebensmittelkategorien (Fleisch, Fisch, Milchprodukte, Gemüse, Trockenwaren), Mindesthaltbarkeitsdatum und Lagerort. Link zum Download.
Vorlage 3 – Druckversion (PDF): Zum Ausdrucken und Ausfüllen mit Stift. 4 Seiten im Querformat mit allen Kategorien für Getränke und Lebensmittel, Zwischensummen-Zeilen und Gesamtlagerwert. Einfach drucken, ausfüllen, abheften. Link zum Download.
Vorlage 4 – Druckversion (Word): Dieselbe Struktur wie die PDF, aber als editierbares Word-Dokument. Du kannst Kategorien umbenennen, Zeilen ergänzen oder Spalten anpassen, bevor du es druckst – ideal, wenn du die Vorlage an deinen Betrieb anpassen willst. Link zum Download.
2. So ist die Inventurliste aufgebaut
Eine gute Inventurliste für die Gastronomie braucht eine klare Struktur, damit du jederzeit Antworten auf Fragen wie „Wie hoch ist mein Lagerwert?“ oder „Wie viele Flaschen Aperol sind noch da?“ bekommst. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Spalten:
Unsere Excel-Vorlage enthält alle diese Spalten vorausgefüllt, mit funktionierenden Formeln für Gesamtwert und Summen.
3. Schritt-für-Schritt: So füllst du die Vorlage richtig aus
Hier eine konkrete Anleitung, damit du direkt loslegen kannst:
Schritt 1: Bereiche definieren. Leg zuerst fest, welche Lagerorte du hast. Typisch: Bar (Hinter der Theke + Lager), Küche (Trocken + Kühl + Tiefkühl), Keller/Getränkelager. In der Excel-Vorlage kannst du für jeden Bereich ein eigenes Tabellenblatt anlegen oder in einer Spalte den Bereich eintragen.
Schritt 2: Artikelstamm aufbauen. Trage alle Produkte ein, die du regelmäßig auf Lager hast. Achte auf präzise Bezeichnungen: Nicht „Aperol“, sondern „Aperol Aperitivo 0,7l“. Das vermeidet Verwechslungen bei der nächsten Inventur. Den Artikelstamm baust du einmal auf – bei Folgeinventuren trägst du nur noch die Mengen ein.
Schritt 3: Zählen. Geh Bereich für Bereich vor. In der Praxis hat sich die Arbeit in Zweierteams bewährt: Eine Person zählt, die andere trägt ein. Beginne am besten oben links im Regal und arbeite systematisch nach rechts und unten. Bei angebrochenen Flaschen: Schätze den Füllstand in Zehntelstufen (0,1 = fast leer, 0,5 = halb voll, 0,9 = fast voll).
[SCREENSHOT: Beispiel einer ausgefüllten Inventurliste mit 10-15 Artikeln, markierte Formeln, Gesamtwert-Summe sichtbar]
Schritt 4: Preise einpflegen. Trage den Netto-Einkaufspreis pro Einheit ein. Die Formel =Menge×Preis berechnet den Gesamtwert automatisch. Am Ende der Liste steht dein Gesamtlagerwert – das ist die Zahl, die dein Steuerberater braucht.
Schritt 5: Speichern und archivieren. Speichere die fertige Inventurliste mit Datum im Dateinamen (z.B. „Inventur_2026-03-31.xlsx“). Für den Steuerberater exportierst du die Datei zusätzlich als CSV oder PDF.
4. Inventurliste für Bars – was anders ist
Bars haben eine besondere Herausforderung: Der Großteil des Inventars besteht aus angebrochenen Flaschen. Eine Flasche Gin mit 30% Füllstand hat einen anderen Wert als eine volle. Das macht die Inventur in Bars komplizierter als im Restaurant, wo die meisten Zutaten als volle Verpackungen gezählt werden.
In unserer Getränkebestand-Vorlage gibt es deshalb eine Spalte für den geschätzten Füllstand angebrochener Flaschen. Du trägst die Anzahl voller Flaschen plus den Füllstand der offenen Flasche ein (z.B. 3,4 für drei volle Flaschen und eine mit 40% Inhalt).
Bar-spezifische Tipps: Sortiere Spirituosen nach der Reihenfolge im Regal – nicht alphabetisch. So zählst du schneller, weil du einfach dem Regal von links nach rechts folgst. Erfasse Bier separat nach Fass und Flasche. Für Weine nutze eine eigene Kategorie mit Jahrgang.
Tipp: Wenn du mehr als 50 verschiedene Spirituosen hast, ist der Füllstand-Schätzung mit Excel auf Dauer fehleranfällig. Eine Inventur-App wie BarBrain bietet einen Slider für Füllstände – genauer und schneller als manuelle Schätzung. Hier findest du einen Blogbeitrag speziell für Bars.
5. Inventurliste für Restaurants – Küche und Lager
Im Restaurant liegt der Schwerpunkt auf Lebensmitteln. Hier gelten andere Regeln als an der Bar: Verderbliche Ware hat ein Mindesthaltbarkeitsdatum, die Mengeneinheiten sind heterogener (kg, Liter, Stück, Bund), und es gibt mehr Lagerorte (Trocken, Kühl, Tiefkühl).
Unsere Lebensmittel-Vorlage berücksichtigt das mit vordefinierten Kategorien: Fleisch & Fisch, Milchprodukte, Gemüse & Obst, Trockenwaren, Gewürze, Tiefkühlware, Verbrauchsmaterial (Servietten, Kerzen, Reiniger).
Restaurant-spezifische Tipps: Erfasse verderbliche Ware mit MHD. Das hilft nicht nur bei der Inventur, sondern auch bei der FIFO-Steuerung (First In, First Out). Zähle tiefgekühlte Ware nicht mit bloßen Händen – Handschuhe und ein zweites Team für Kühlräume sparen Zeit und Nerven.
6. Inventurliste für Hotels – mehrere Outlets
Hotels sind der komplexeste Fall, weil der Bestand über mehrere Outlets verteilt ist: Restaurant, Bar, Room Service, Bankettknüche, Minibar, eventuell ein Café oder ein Spa. Jedes Outlet hat eigenen Bestand, der separat erfasst werden muss – aber am Ende in einem konsolidierten Bericht zusammenfließen soll.
In Excel löst du das mit separaten Tabellenblättern pro Outlet und einem Zusammenfassungsblatt, das per SUMME-Formel die Gesamtwerte aller Outlets addiert.
Hotel-spezifische Tipps: Plane die Inventur außerhalb der Hauptbelegungszeiten. Minibar-Inventur lässt sich am besten an die Zimmerreinigung koppeln – so erfasst das Housekeeping-Team die Minibarbestände während der normalen Routine. Für Bankettküchen: Erfasse separat den Bestand für geplante Events, damit du weißt, ob du nachbestellen musst.
Tipp: Hotels wie Schloss Elmau und die 25hours Hotels nutzen BarBrain, um die Inventur über alle Outlets gleichzeitig und digital durchzuführen. Mehr dazu erfahren: Inventur in Hotelbar und Hotelrestaurant – effizient, präzise, flexibel
7. Gesetzliche Grundlagen: Wann ist Inventur Pflicht?
Nicht jeder Gastronomiebetrieb muss eine Inventur durchführen – aber die meisten. Das Handelsgesetzbuch (HGB) regelt die Pflichten klar:
Grundregel (§ 240 HGB): Jeder Kaufmann muss zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres eine Inventur durchführen. Das Ergebnis wird im Inventarverzeichnis festgehalten.
Ausnahme (§ 241a HGB): Einzelkaufleute sind von der Inventurpflicht befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen diese Schwellenwerte nicht überschreiten: maximal 80.000 € Jahresüberschuss UND maximal 800.000 € Umsatz. Überschreitest du einen der Werte, bist du buchführungs- und inventurpflichtig.
Was muss dokumentiert werden? Art der Gegenstände, Menge, Maßeinheit, Aufbewahrungsort, Einzelbewertung (Einkaufspreis) und Gesamtbewertung. Eine sauber geführte Inventurliste erfüllt genau diese Anforderungen.
Konsequenzen bei Nichtbeachtung: Bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt führt das Fehlen einer ordnungsgemäßen Inventur dazu, dass das Finanzamt den Gewinn schätzen darf – in der Regel zu deinem Nachteil. Zusätzlich können Bußgelder verhängt werden.
Unabhängig von der gesetzlichen Pflicht: Eine monatliche Inventur ist betriebswirtschaftlich fast immer sinnvoll, weil sie Schwund sichtbar macht. Mehr dazu in unserem Artikel „Inventur Gastronomie: Der komplette Guide für Gastronomen“.
8. Sieben Tipps für eine schnellere Inventur
- Außerhalb der Stoßzeiten zählen. Plane die Inventur nach Geschäftsschluss oder am Montagvormittag. Während des laufenden Betriebs zu zählen führt zu Fehlern und Stress.
- Zweierteams bilden. Eine Person zählt, die andere trägt ein. Das ist schneller und genauer als alleine zu arbeiten.
- Regalreihenfolge statt alphabetisch. Sortiere deine Inventurliste so, wie die Produkte im Regal stehen. Dann musst du nicht hin- und herspringen, sondern zählst linear von links nach rechts.
- Anbruchmengen standardisieren. Einigt euch im Team auf eine Methode: Zehntelschätzung (0,1 bis 0,9) für Flaschen, Wiegen für offene Lebensmittel. Konsistenz ist wichtiger als Perfektion.
- Excel-Formeln nutzen. SUMME für Gesamtwerte, SVERWEIS für automatische Preisübernahme, WENN für Schwellenwert-Warnungen (z.B. „Nachbestellen“, wenn Bestand unter Mindestmenge). Unsere Vorlage hat die wichtigsten Formeln voreingestellt.
- Monatlich statt jährlich. Eine jährliche Inventur dauert ewig, weil niemand mehr weiß, wie das System funktioniert. Eine monatliche Routine dauert nach der Einarbeitung oft nur 1-2 Stunden pro Bereich.
- Ergebnisse sofort auswerten. Eine Inventurliste, die nach dem Zählen in der Schublade verschwindet, bringt nichts. Vergleiche den Ist-Bestand mit dem Soll (aus Einkaufs- und Verkaufsdaten). Abweichungen zeigen Schwund, Diebstahl oder Erfassungsfehler. Mehr dazu: „Schwund und Bruch erkennen“.
9. Excel vs. Inventur-Software: Wann lohnt sich der Umstieg?
Eine Excel-Vorlage ist der perfekte Einstieg. Kostenlos, flexibel, keine Einarbeitung nötig. Aber sie hat Grenzen:
Als Faustregel: Wenn du weniger als 30 Artikel hast und die Inventur selten machst, reicht Excel. Sobald du regelmäßig inventarisierst, mehr als 30 Artikel zählst oder mehrere Mitarbeiter parallel erfassen sollen, spart eine Software mehr Zeit, als sie kostet.
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10. Häufig gestellte Fragen
Was gehört alles auf eine Inventurliste für die Gastronomie?
Alle Waren, die sich zum Inventurzeitpunkt im Betrieb befinden: Lebensmittel, Getränke, Spirituosen, Wein, Bier, Softdrinks, Reinigungsmittel, Verbrauchsmaterial (Servietten, Kerzen), Küchenutensilien. Jeder Artikel wird mit Menge, Einheit, Einkaufspreis und Lagerort erfasst.
Wie oft sollte man in der Gastronomie inventarisieren?
Gesetzlich vorgeschrieben ist eine jährliche Inventur zum Geschäftsjahresende. Betriebswirtschaftlich sinnvoll ist eine monatliche Inventur, weil sie Schwund früh erkennbar macht und die Wareneinsatzquote präziser wird. Viele BarBrain-Kunden inventarisieren monatlich und brauchen dafür 60–90 Minuten pro Standort.
Wie bewerte ich angebrochene Flaschen?
Schätze den Füllstand in Zehntelstufen: 0,1 (fast leer) bis 0,9 (fast voll). Multipliziere den Einkaufspreis der vollen Flasche mit dem Füllstand. Beispiel: Eine Flasche Gin (EK 18 €) mit Füllstand 0,4 = 7,20 € Lagerwert. In BarBrain geht das über einen visuellen Slider.
Muss ich als Gastronom eine Inventur machen?
Ja, wenn du bilanzierungspflichtig bist. Das HGB schreibt eine jährliche Inventur für alle Kaufleute vor. Ausnahme: Einzelkaufleute unter 80.000 € Gewinn und 800.000 € Umsatz an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen. Details findest du oben im Abschnitt „Gesetzliche Grundlagen“.
Gibt es einen Unterschied zwischen Inventurliste und Inventarliste?
Nein. „Inventurliste“ und „Inventarliste“ werden synonym verwendet. Beides meint eine strukturierte Aufstellung aller Bestände, die bei einer Inventur erfasst werden. Die Begriffe „Bestandsliste“ und „Inventurvorlage“ meinen dasselbe.
Kann ich meine Excel-Daten später in eine Software übernehmen?
In den meisten Fällen ja. BarBrain bietet einen CSV-Import und einen Produktkatalog mit über 30.000 Artikeln, sodass du viele Produkte gar nicht manuell anlegen musst. Der Umstieg von Excel auf die App dauert in der Regel weniger als einen Tag.
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