Die häufigsten Fehler bei der Inventur in der Gastronomie und wie du sie vermeidest

Die Inventur ist ein entscheidender Bestandteil jedes Gastronomiebetriebs. Sie dient nicht nur der Bestandskontrolle, sondern auch der Optimierung von Kosten, der Reduzierung von Schwund und der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Dennoch wird die Inventur oft als lästige Pflicht wahrgenommen – vor allem, wenn dabei immer wieder die gleichen Fehler gemacht werden. In diesem Blog erklären wir dir, warum eine präzise Inventur so wichtig ist, beleuchten häufige Stolperfallen und geben dir praxisnahe Tipps, wie du diese vermeiden kannst. Zusätzlich werfen wir einen Blick auf die Vorteile, die eine digitale Lösung wie BarBrain bietet.

Ist eine Inventur in der Gastronomie Pflicht?

Eine wichtige Frage: Müssen Gastronomen gesetzlich eine Inventur durchführen? Die Antwort lautet: Es kommt darauf an.

• Inventurpflicht: Laut §240 HGB sind bilanzierende Unternehmen verpflichtet, ein jährliches Inventar zu erstellen.
• Ausnahmen: Einzelkaufleute, die in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 € Umsatz und 60.000 € Jahresüberschuss erzielen, sind von der Inventurpflicht befreit.

Was bedeutet das für Gastronomen? Selbst wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, ist die Inventur ein unverzichtbares Werkzeug, um den eigenen Betrieb effizienter zu gestalten, Verluste zu minimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Warum ist die Inventur so wichtig für die Gastronomie?

Neben den gesetzlichen Anforderungen bietet eine regelmäßige Inventur eine Reihe von Vorteilen:

• Kostenkontrolle: Eine präzise Bestandsaufnahme verhindert Überbestellungen und hilft, Einsparpotenziale zu erkennen.
• Schwund erkennen: Diskrepanzen zwischen Soll- und Ist-Beständen können auf Diebstahl, Verderb oder falsche Lagerung hinweisen.
• Effizienz steigern: Mit einer strukturierten Inventur kannst du Bestellungen besser planen und Lagerkosten reduzieren.
• Compliance: Eine gut dokumentierte Inventur schützt dich vor Problemen bei Steuerprüfungen.

Die häufigsten Fehler bei der Inventur und wie du sie vermeidest

1. Unzureichende Vorbereitung

Viele Inventuren scheitern bereits an der Vorbereitung. Ohne klare Listen, Kategorien oder eine strukturierte Lagerhaltung kann die Bestandsaufnahme chaotisch und fehleranfällig werden.

So vermeidest du diesen Fehler:

• Listen erstellen: Nutze vorgefertigte Inventurlisten, idealerweise digital, um den Überblick zu behalten.
• Lagerbereiche definieren: Trenne Bar, Küche, Kühlräume und externes Lager.
• Mitarbeiter briefen: Weise jedem Teammitglied einen klar definierten Bereich zu und führe ein kurzes Briefing durch.

2. Fehlerhafte Mengenerfassung

Die Erfassung von angebrochenen Flaschen, offenen Verpackungen oder verderblichen Lebensmitteln ist oft ungenau, was zu falschen Beständen führt.

So vermeidest du diesen Fehler:

• Skalensysteme: Arbeite mit standardisierten Skalen (z. B. 1/4, 1/2, 3/4) für Flüssigkeiten.
• Digitale Tools: Setze auf BarBrain, das präzise Füllstandsmessungen bietet und Fehler minimiert.
• Doppelte Kontrolle: Lass kritische Posten von einer zweiten Person überprüfen.

3. Schwund und Diebstahl nicht berücksichtigen

Schwund kann durch unsachgemäße Lagerung, Verderb oder Diebstahl entstehen. Ohne regelmäßige Inventuren bleibt er oft unbemerkt.

So vermeidest du diesen Fehler:

• Regelmäßige Inventuren: Plane monatliche oder sonst quartalsmäßige Bestandsaufnahmen ein, um Schwund frühzeitig zu erkennen.
• Schwundanalyse: Dokumentiere auffällige Artikel oder Bereiche und analysiere die Ursachen.
• Überwachungssysteme: Kombiniere digitale Tools mit organisatorischen Maßnahmen, um Verluste zu minimieren.

4. Fehlende oder ungenaue Preisangaben

Ein häufiger Fehler ist die unvollständige oder falsche Angabe von Einkaufspreisen. Dies führt zu ungenauen Berichten und kann bei Steuerprüfungen problematisch werden.

So vermeidest du diesen Fehler:

• Preislisten aktuell halten: Erstelle regelmäßig aktualisierte Listen mit Einkaufspreisen.
• Automatische Berechnung: Nutze Software wie BarBrain, die Bestände und deren Werte automatisch berechnet.

5. Zeitdruck und mangelnde Organisation

Zeitdruck führt oft zu hastigen, fehlerhaften Zählungen. Dies ist besonders in der Gastronomie ein Problem, wo der Betrieb selten ruht.

So vermeidest du diesen Fehler:

• Ruhezeiten nutzen: Plane die Inventur an einem ruhigen Tag oder außerhalb der Öffnungszeiten.
• Schritt-für-Schritt-Vorgehen: Teile die Inventur in kleine Abschnitte auf (z. B. Bar, Küche, Lager).
• Automatisierung: Mit digitalen Tools wie BarBrain sparst du Zeit und sorgst für präzisere Ergebnisse.

Best Practices aus der Gastronomie

Um typische Probleme zu vermeiden, sollten Gastronomen folgende Maßnahmen berücksichtigen:

• Inventur als Teamprojekt: Integriere dein Team aktiv in den Prozess, um Fehler zu minimieren.
• Klare Lagerordnung: Eine strukturierte Lagerhaltung erleichtert die Bestandsaufnahme erheblich.
• Nachhaltigkeit einbeziehen: Präzise Inventuren helfen, Lebensmittelverschwendung zu reduzieren.
• Regelmäßige Kontrollen: Wiederhole die Inventur in kurzen Abständen, um Schwund und Verluste zu erkennen.

Wie BarBrain die Inventur revolutioniert

Mit BarBrain erhältst du eine Lösung, die speziell für die Anforderungen der Gastronomie entwickelt wurde:

• Automatisierte Füllstandserfassung: Ideal für Getränke wie Spirituosen und Wein.
• Einfache Bedienung: Intuitiv und schnell – dein Team kann sofort loslegen.
• Zeitersparnis: Viele Nutzer berichten von einer Reduzierung der Inventurzeit um bis zu 50 %.
• Transparente Berichte: Automatisch generierte Berichte helfen dir, Schwund zu analysieren und Verluste zu reduzieren.

Fazit: Fehlerfreie Inventuren sind möglich

Eine fehlerfreie Inventur erfordert Planung, Organisation und die richtigen Tools. Mit klaren Prozessen, regelmäßigem Training und der Unterstützung durch digitale Lösungen wie BarBrain kannst du typische Fehler vermeiden und deine Bestandskontrolle optimieren.

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