Wie macht man eine Inventur in der Gastronomie? Ein Leitfaden für Präzision und Effizienz

Die Inventur ist ein wesentlicher Bestandteil in der Gastronomie – sowohl für Food- als auch für Beverage-Bereiche. Sie liefert nicht nur wichtige Einblicke in den Warenbestand, sondern ist auch für das Finanzamt von großer Bedeutung. Ob für den Restaurantbetrieb oder die Bar, die Frage „Wie macht man eine Inventur?“ ist komplex, da sowohl verderbliche Lebensmittel als auch Spirituosen berücksichtigt werden müssen. In diesem Beitrag zeigen wir, wie eine Inventur für Food und Getränke abläuft, warum sie so wichtig ist und wie Sie sie effizient gestalten können. Abschließend erfahren Sie, wie die digitale Lösung BarBrain den Inventurprozess revolutioniert.

Warum ist eine Inventur für Food und Getränke so wichtig?

Die Inventur in der Gastronomie umfasst zwei zentrale Kategorien: Lebensmittel (Food) und Getränke (Beverages). Beide Bereiche haben unterschiedliche Anforderungen, die jedoch gleichermaßen wichtig sind:

Food (Lebensmittel):

• Verderbliche Waren: Viele Lebensmittel wie Fleisch, Fisch, Obst oder Milchprodukte haben eine kurze Haltbarkeit. Eine genaue Inventur hilft, Verderb zu minimieren und Kosten zu kontrollieren.
• Portionskontrolle: Lebensmittel werden oft in Portionen verbraucht (z. B. 200 g Steak), was eine präzise Erfassung und Kalkulation erfordert.
• Bestellmanagement: Eine regelmäßige Inventur verhindert Überbestellungen, die zu Verlusten führen können.

Beverages (Getränke):

• Füllstandsbestimmung: Anhand von Füllständen bei Spirituosen, Wein und Bierflaschen wird der Bestand ermittelt. Fehlerhafte Schätzungen führen oft zu Ungenauigkeiten.
• Warenwert: Spirituosen und Premium-Getränke haben oft einen hohen Warenwert. Eine korrekte Inventur schützt vor Schwund oder Diebstahl.

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Dabei erfüllt eine korrekte Inventur in der Gastronomie erfüllt mehrere zentrale Zwecke:

• Buchhaltung und Jahresabschluss: Die Bestände am Ende des Geschäftsjahres beeinflussen direkt den Gewinn und damit auch die Steuerlast. Das Finanzamt legt daher besonderen Wert auf vollständige und präzise Bestandsaufnahmen.
• Vermeidung von Schwund: Eine regelmäßige Inventur hilft, Verluste durch Diebstahl, Verderb oder Fehlbestände zu identifizieren und zu reduzieren.
• Kalkulation und Wirtschaftlichkeit: Die Inventur gibt Einblick in den Warenverbrauch und hilft Gastronomen, ihre Einkaufsmengen besser zu planen und unnötige Kosten zu vermeiden.
• Compliance mit steuerlichen Anforderungen: Eine unsaubere Bestandsführung kann zu Problemen bei Steuerprüfungen führen, z. B. wenn Angaben nicht mit Rechnungen übereinstimmen.

Der Ablauf einer Inventur in der Gastronomie für Food und Getränke

Der Inventurprozess unterscheidet sich leicht für Lebensmittel und Getränke, aber der generelle Ablauf bleibt gleich:

Schritt 1: Vorbereitung

• Lagerbereiche definieren: Küche, Bar, Kühlräume und externe Lager sollten getrennt betrachtet werden.
• Inventurlisten erstellen: Erstellen Sie separate Listen für Food- und Beverage-Bestände, um Verwechslungen zu vermeiden.
• Verbrauchshistorie prüfen: Vergleichen Sie die Verbrauchsdaten vergangener Inventuren, um typische Schwachstellen (z. B. Schwund oder Überbestellungen) zu identifizieren.

Schritt 2: Bestandsaufnahme

• Food-Bestände: Zählen Sie alle Lebensmittel einzeln, von Grundzutaten bis zu vorbereiteten Speisen. Messen Sie verderbliche Ware in Gewichtseinheiten (z. B. kg, g) und trockene Produkte in Stückzahlen oder Volumen.
• Beverage-Bestände: Erfassen Sie Flaschen (voll und angebrochen), Kisten, Dosen und Fässer. Notieren Sie bei offenen Flaschen den geschätzten Füllstand (z. B. 0,5 Liter).

Schritt 3: Preise und Werte

• Lebensmittelkosten: Erfassen Sie den Preis pro Einheit (z. B. 10 € pro kg Rindfleisch) und berechnen Sie den Gesamtwert.
• Getränkewert: Bei Spirituosen und Premiumweinen sollten Einkaufspreise dokumentiert werden, um den Warenwert zu ermitteln.

Schritt 4: Berichterstellung

Erstellen Sie einen Bericht mit den Endbeständen, Warenwerten und einer Übersicht der Zugänge und Abgänge. Diese Berichte sind wichtig für die Buchhaltung und Steuererklärung.

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Besondere Herausforderungen bei der Food-Inventur

Lebensmittel stellen oft eine größere Herausforderung als Getränke dar. Hier einige typische Probleme und wie man sie löst:

Verderb

Lebensmittel mit kurzer Haltbarkeit müssen besonders genau dokumentiert werden. Regelmäßige Inventuren helfen, Überbestände zu vermeiden.

Mengenangaben

Viele Lebensmittel werden in Kilogramm, Gramm oder Litern erfasst, was die Bestandsaufnahme erschwert. Eine digitale Lösung kann hier helfen, Fehler zu vermeiden.

Vorbereitete Speisen

Zutaten, die bereits in Speisen integriert sind (z. B. Suppen oder Dressings), sollten separat dokumentiert werden, um den Überblick zu behalten.

Fehlkalkulation

Unklare Portionsgrößen führen oft zu Schwankungen im Verbrauch. Eine genaue Erfassung ist essenziell, um die Kalkulation zu verbessern.

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Herausforderungen bei der Getränke-Inventur

Auch die Getränkeinventur hat ihre spezifischen Anforderungen:

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Schätzung von Füllständen

Besonders bei Spirituosen ist die genaue Bestimmung des Füllstands schwierig. Schätzungen sollten einheitlich erfolgen (z. B. mit einer Skala).

Hoher Warenwert

Spirituosen, Weine und Craft-Biere haben oft einen hohen Einkaufspreis. Ungenauigkeiten in der Inventur führen schnell zu finanziellen Verlusten.

Schwund

In Bars ist Schwund (z. B. durch verschüttete Getränke oder Diebstahl) ein häufiges Problem. Eine regelmäßige Inventur hilft, solche Verluste zu identifizieren.

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Tipps zur Erstellung von Inventurlisten

Eine gut strukturierte Inventurliste ist das Fundament einer erfolgreichen Inventur. Folgende Tipps helfen, die Listen effizient zu gestalten:

• Separate Listen für Food und Beverages: So behalten Sie den Überblick und vermeiden Verwechslungen.
• Detaillierte Kategorien: Unterteilen Sie Food-Produkte nach Gruppen wie „Frischeprodukte“, „Trockene Zutaten“ und „Verpackungen“.
• Dropdown-Listen und Vorlagen: Nutzen Sie Excel oder eine Inventur-App, um die Eingabe zu vereinfachen.

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Digitale Inventur mit BarBrain: Der nächste Schritt

Die manuelle Inventur ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit der digitalen Inventur-App BarBrain sparen Gastronomen Zeit und gewinnen Präzision:

• Automatisierte Erfassung von Food- und Beverage-Beständen: Füllstände werden präzise gemessen, und Lebensmittel können schnell dokumentiert werden.
• Weniger Schwund: Regelmäßige Inventuren helfen, Verluste zu minimieren.
• Zeitsparend: Gastronomen berichten von einer Zeitersparnis von über 50 %.
• Einfache Berichterstellung: Automatische Reports machen die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater einfacher.

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Fazit

Die Frage „Wie macht man eine Inventur?“ ist in der Gastronomie besonders komplex, da sowohl Food- als auch Beverage-Bereiche spezifische Herausforderungen mit sich bringen. Eine präzise und gut dokumentierte Inventur hilft nicht nur, Schwund zu minimieren, sondern auch finanzielle Verluste zu vermeiden. Mit BarBrain steht eine moderne Lösung zur Verfügung, die Gastronomen den Inventurprozess erheblich erleichtert.

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