Warum du eine Monatsinventur brauchst – So optimierst du Wareneinsatz, Schwund und Bruch

Warum du eine Monatsinventur brauchst – So optimierst du Wareneinsatz, Schwund und Bruch

In der Gastronomie und Hotellerie zählt jeder Euro. Wer seine Warenbestände nicht im Griff hat, riskiert hohe Verluste – oft unbemerkt. Gerade Schwund, Bruch oder falsch kalkulierter Wareneinsatz bleiben ohne regelmäßige Kontrolle unsichtbare Kostentreiber. Genau deshalb ist die monatliche Inventur ein unverzichtbares Werkzeug für jeden professionellen Betrieb.

In diesem Blog erfährst du:

• Warum eine Monatsinventur der Schlüssel zur besseren Kostenkontrolle ist

• Wie du mit einfachen Berechnungen Schwund und Bruch erkennst

• Welche konkreten Maßnahmen deinen Gewinn sichern

Warum ist eine monatliche Inventur so wichtig?

Die Jahresinventur ist Pflicht – doch sie reicht nicht. Eine monatliche Bestandsaufnahme verschafft dir laufend den Überblick über Warenflüsse, Lagerbestände und mögliche Verluste. Und das Beste: Du erkennst frühzeitig, wo Geld verloren geht und kannst gegensteuern.

Deine Vorteile:

• Kontrolle des Wareneinsatzes
• Frühzeitiges Erkennen von Schwund und Bruch
• Bessere Einkaufskonditionen durch Planbarkeit
• Vorbereitung auf Steuer- und Betriebsprüfungen

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Wareneinsatz professionell berechnen

Der Wareneinsatz zeigt, wie viel Ware du im Monat verbraucht hast – und was das gekostet hat. Die Formel:

Wareneinsatz = Anfangsbestand + Einkäufe – Endbestand

Ein Beispiel aus der Praxis:

• Anfangsbestand: 7.000 €
• Einkäufe: 28.000 €
• Endbestand: 9.000 €
• Umsatz: 100.000 €

Wareneinsatz = 26.000 €

Wareneinsatz in % = 26 %

Ob 26 % gut oder schlecht ist, hängt vom Konzept ab – Fine Dining, Casual oder Take-away haben unterschiedliche Zielwerte. Pauschale Richtwerte sind daher wenig aussagekräftig.

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Warum monatlich prüfen?

‍Durch den monatlichen Vergleich erkennst du Abweichungen früh – und kannst gezielt gegensteuern: etwa durch angepasste Einkaufsmengen, Preise oder Lagerprozesse.

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Schwund und Bruch endlich sichtbar machen

Schwund entsteht durch Diebstahl, Fehlportionierungen oder Verderb. Bruch – etwa zerbrochene Flaschen – ist in der Gastronomie Alltag. Doch oft wird beides nicht dokumentiert und bleibt somit ein unsichtbarer Kostenfaktor.

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So rechnest du es aus:

Schwund = Differenz zwischen dem tatsächlichen Verbrauch (laut Inventur) und dem theoretischen Verbrauch (laut Kasse bzw. Verkaufszahlen)

Schwundquote = (Schwund / Wareneinsatz) * 100

Liegt deine Schwundquote bei über 3 %? Dann solltest du dringend prüfen, was schief läuft. Der DEHOGA nennt 3 % als branchenüblichen Richtwert – bei Getränken kann es auch weniger sein.

Um den Schwund korrekt zu berechnen, braucht man:

• Die tatsächlichen Lagerbewegungen (z. B. mit BarBrain erfasst)
• Verkaufszahlen aus der Kasse
• Bei Speisen zusätzlich Rezepturen oder Portionsgrößen

Beispiel mit Bierflaschen:

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Anfangsbestand: 140 Flaschen
Einkäufe: 460 Flaschen
Endbestand: 128 Flaschen
Verkauf laut Kasse: 427 Flaschen
Tatsächlicher Verbrauch laut Inventur (Wareneinsatz): 140 + 460 – 128 = 472 Flaschen
Schwund: 427 (verkauft) – 472 (verbraucht) = –45 Flaschen
Schwundquote: (45 / 472) × 100 ≈ 9,5 %

Ein Schwund von über 9 % liegt deutlich über dem üblichen Richtwert (ca. 3 %) und sollte auf jeden Fall überprüft werden – mögliche Ursachen: Bruch, Diebstahl, Fehlausgabe oder falsche Buchungen.
Nur mit einer Kombination aus Kassendaten und präziser Inventur lässt sich der Schwund überhaupt erkennen – bei Flaschenware besonders einfach messbar.

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Bruch-Formel:

Bruch = Wert beschädigter Ware / Wareneinsatz

Tipp: Dokumentiere Bruch direkt digital – mit Tools wie BarBrain hast du die Zahlen jederzeit griffbereit.

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Welche Erkenntnisse bringt dir das monatlich?

• Du erkennst Trends – steigen die Verluste bei bestimmten Produkten?
• Du kannst Einkaufsprozesse anpassen – wer besser plant, kauft günstiger ein.
• Du sicherst dich gegen Nachzahlungen bei Steuerprüfungen ab – lückenlose Dokumentation ist Pflicht.

Gerade bei Betriebsprüfungen verlangt das Finanzamt detaillierte Aufzeichnungen. Unstimmigkeiten beim Wareneinsatz oder Schwund führen schnell zu teuren Hinzuschätzungen.

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Konkrete Maßnahmen, wenn Schwund und Bruch zu hoch sind

1. Lagerstruktur verbessern: Klare Beschriftungen und Lagerplätze reduzieren Fehler.
2. Personal schulen: Falsches Portionieren kostet bares Geld.
3. Bessere Sicherheitsvorkehrungen: Videoüberwachung oder doppelte Kontrolle bei teuren Waren.
4. Digitale Tools nutzen: BarBrain macht den Prozess schneller, genauer und liefert die Daten auf Knopfdruck.

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Fazit: Monatsinventur = Mehr Gewinn und weniger Ärger

Wer seine monatliche Inventur konsequent durchzieht, hat nicht nur bessere Kontrolle über den Wareneinsatz, sondern senkt aktiv Schwund und Bruch. Du bekommst echte Daten zur Performance deines Betriebs und kannst gezielt Maßnahmen ergreifen, bevor Verluste eskalieren.

Tipp: Mit BarBrain erledigst du deine Monatsinventur nicht nur schneller, sondern auch rechtssicher und transparenter – perfekt vorbereitet auf die nächste Steuerprüfung.