Eine präzise Bestandsführung ist das Rückgrat eines erfolgreichen Gastronomiebetriebs. Trotzdem nutzen viele Restaurants, Bars und Hotels immer noch manuelle Prozesse wie Excel-Listen oder gar handgeschriebene Zettel. Im Einzelhandel ist man hier längst weiter: Durch digitale Tools, klare Strategien und optimierte Prozesse wird Effizienz gesteigert und Schwund minimiert. Was kann die Gastronomie von dieser Branche lernen, und wie lassen sich Bestandsführung und Inventur in der Gastronomie modernisieren?

Warum Bestandsführung essenziell ist

Die Bestandsführung ist weit mehr als eine lästige Pflichtaufgabe. Sie beeinflusst zentrale Bereiche des Gastronomiebetriebs:

• Kostensenkung: Eine präzise Lagerverwaltung hilft, Überbestände zu vermeiden und unnötige Ausgaben zu reduzieren.
• Schwundminimierung: Durch Tracking und Analyse können Schwachstellen wie Diebstahl oder Verschwendung aufgedeckt werden.
• Einkaufsoptimierung: Zu wissen, welche Produkte wann benötigt werden, spart Zeit, Geld und Stress.
• Vorbereitung auf Betriebsprüfungen: Eine saubere Dokumentation ist entscheidend, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.

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Was die Gastronomie vom Einzelhandel lernen kann

1. Mindestbestände definieren und automatisieren:

Im Einzelhandel lösen Mindestbestände automatisch Nachbestellungen aus. Gastronomen sollten für alle wichtigen Artikel Schwellenwerte festlegen, um Engpässe zu vermeiden. Digitale Tools wie BarBrain können dabei helfen, diesen Prozess zu automatisieren und den Einkauf erheblich zu erleichtern.

2. Tracking und Verbrauchsanalyse:

Einzelhändler setzen auf präzises Tracking, um Verbrauchsmuster zu erkennen. Für Gastronomen bedeutet dies: Erfasse regelmäßig, welche Produkte häufig nachgefragt werden und passe deinen Einkauf entsprechend an. 

3. Ordnung und Struktur:

Im Einzelhandel hat jeder Artikel seinen festen Platz. Gastronomen können davon profitieren, indem sie ihr Lager klar strukturieren und Produkte kategorisieren – z. B. nach Lagerort (Kühlhaus, Trockenlager, Barbereich).

Den Bestellprozess smarter gestalten

Eine ineffiziente Lagerverwaltung führt oft zu unnötigen Kosten. Hier sind einige Ansätze, wie Gastronomen ihren Einkauf verbessern können:

• Bedarfsorientierter Einkauf: Nutze Verbrauchsdaten, um Mengen präzise zu planen. Saisonale Artikel können so besser kalkuliert werden.
• Lieferantenvergleiche: Regelmäßige Vergleiche sichern die besten Preise und helfen, langfristige Rahmenverträge auszuhandeln.

Digitale Tools: Der Schlüssel zu moderner Bestandsführung

Technologische Lösungen sind aus dem Einzelhandel nicht mehr wegzudenken – und auch in der Gastronomie unverzichtbar:

• BarBrain für die Gastronomie: Dieses Tool ermöglicht eine schnelle und präzise Inventur, reduziert Fehler und liefert genaue Daten für eine bessere Planung.
• Integration mit Warenwirtschaftssystemen: Kombiniere Bestandsführungstools mit einem Warenwirtschaftssystem, um Einkauf, Lagerverwaltung und Abverkauf miteinander zu verknüpfen.

Fazit

Effiziente Bestandsführung ist der Schlüssel zu mehr Gewinn, weniger Stress und besserer Kontrolle. Durch die Übernahme bewährter Strategien aus dem Einzelhandel – ergänzt durch smarte Tools wie BarBrain – können Gastronomen ihre Prozesse modernisieren und langfristig profitieren.