Wie kann man eine F&B Inventur in der Gastronomie optimieren?

Eine Inventur in der Gastronomie ist oft ein notwendiges Übel – zeitaufwendig, fehleranfällig und für viele Gastronomen eine ungeliebte Aufgabe. Doch eine gut organisierte und optimierte Inventur kann nicht nur Zeit sparen, sondern auch den Betrieb effizienter gestalten. Von digitalen Lösungen wie einer F&B Inventur App bis hin zur geschickten Reduktion des Warenbestands gibt es zahlreiche Möglichkeiten, den Prozess zu verbessern.

Hier erfährst du, wie du deine Inventur für Getränke und Speisen optimieren kannst, um weniger Aufwand und mehr Kontrolle zu haben.

Digitale Unterstützung: Inventur-Software für die Gastronomie nutzen

Eine der effektivsten Methoden zur Optimierung der Inventur ist der Einsatz eines Inventur Gastronomie Programms wie BarBrain. Statt umständlich mit Zetteln und Excel-Tabellen zu arbeiten, erlaubt eine F&B Inventur App die mobile Erfassung per Smartphone oder Tablet.

Vorteile von digitalen Lösungen:

• Automatische Berechnungen: Statt Mengen zu schätzen oder aufwändig zu berechnen, liefert eine App präzise Werte.

• Direkte Preisabgleiche: Einkaufspreise lassen sich direkt hinterlegen und automatisch aktualisieren.

• Barcode-Scanning: Produkte werden gescannt, anstatt manuell notiert zu werden, was Fehler reduziert.

• Gewichtserfassung: Geöffnete Flaschen können durch Wiegen exakt berechnet werden, statt geschätzt zu werden.

Besonders für Hotels oder größere Betriebe, die mit umfangreichen Beständen arbeiten, bietet eine App Inventur Hotel erhebliche Erleichterung.

‍

Klare Struktur: Bereiche definieren und systematisch erfassen

Eine unstrukturierte Inventur führt oft zu Chaos, doppelter Arbeit und Fehlern. Die Lösung: eine klare Einteilung in verschiedene Inventurbereiche.

• Getränkelager: Spirituosen, Softdrinks, Weine, Biere

• Kühlhaus: Fleisch, Fisch, Molkereiprodukte

• Trockenlager: Mehl, Nudeln, Kaffee

• Barbereich: Alle offenen Flaschen, Frischware für Cocktails

• Verbrauchsmaterial: Servietten, Reinigungsmittel, Strohhalme

Durch eine konsequente Bereichseinteilung können Mitarbeiter gezielt die Bestände zählen, ohne sich gegenseitig im Weg zu stehen. Besonders hilfreich ist es, wenn jeder Bereich eine verantwortliche Person erhält.

‍

Weniger Sortiment = schnellere Inventur

Viele Gastronomen denken nicht daran, dass sie ihre Inventur für Getränke und Speisen auch dadurch beschleunigen können, indem sie ihr Sortiment straffen.

• Getränkekarte reduzieren: Statt 20 verschiedene Gins anzubieten, reichen vielleicht 5 hochwertige Marken. Das spart nicht nur Zeit bei der Inventur, sondern optimiert auch den Wareneinsatz.

• Speisekarte überarbeiten: Zu viele Zutaten bedeuten mehr Bestandskontrollen. Eine kompaktere Karte reduziert den Aufwand erheblich.

• Lagerhaltung optimieren: Lebensmittel, die nur selten benötigt werden, sollten nach Möglichkeit nicht auf Vorrat gehalten werden.

Weniger Produkte bedeuten nicht nur eine schnellere Inventur, sondern oft auch weniger Verluste durch verderbliche Waren.

‍

Regelmäßige und gezielte Inventuren statt einmal jährlich

Eine Food und Beverage Inventur App kann nicht nur bei der Stichtagsinventur helfen, sondern auch für regelmäßige Teil-Inventuren genutzt werden. Statt einmal jährlich die komplette Bestandsaufnahme zu machen, bietet es sich an:

• Tägliche Schnell-Checks für hochpreisige Waren (z. B. Spirituosen, Fleisch, Fisch).

• Wöchentliche Inventuren für die wichtigsten Lagerbereiche.

• Monatliche Gesamtinventur, um Schwund und Bestellmengen besser zu analysieren.

Durch diese Taktik lassen sich Abweichungen schnell erkennen und Verluste reduzieren.

‍

Bessere Schulung der Mitarbeiter

Oft liegt der hohe Aufwand einer Inventur daran, dass Mitarbeiter nicht genau wissen, wie sie korrekt zählen sollen. Eine fehlerhafte oder ungenaue Inventur kann gravierende Folgen haben, z. B. falsche Bestellungen oder unerklärliche Verluste.

Daher sollten alle Beteiligten genau instruiert werden:

• Wie werden geöffnete Flaschen bewertet? Eine halbe Flasche Aperol muss anders erfasst werden als eine volle.

• Welche Mengenangaben sind relevant? Gramm, Liter, Stückzahlen – einheitliche Einträge verhindern Verwirrung.

• Wie wird eine digitale App genutzt? Wer BarBrain oder ein anderes Tool verwendet, sollte eine kurze Schulung bekommen.

Klare Richtlinien sparen Zeit und verhindern fehlerhafte Bestände.

‍

Einkauf und Bestellwesen mit der Inventur abstimmen

Viele Gastronomen machen den Fehler, ihre Bestellungen unabhängig von der Inventur zu planen. Dadurch kann es passieren, dass Waren unkontrolliert bestellt werden und die Lagerbestände explodieren.

Besser ist es, die Inventurdaten direkt zur Bestelloptimierung zu nutzen:

• Datenanalyse nutzen: Welche Produkte werden besonders schnell verbraucht? Welche bleiben oft liegen?

• Mindest- und Maximalbestände definieren: Das verhindert übermäßige Lagerhaltung und Warenverluste.

• Automatisierte Bestellungen einrichten: Mit einer Software wie BarBrain können Nachbestellungen basierend auf aktuellen Lagerbeständen erfolgen.

‍

Fazit: Inventur smarter, nicht schwerer machen

Eine Inventur muss keine zeitfressende Aufgabe sein. Mit der richtigen Strategie lässt sich der Aufwand deutlich reduzieren:

• Digitale Unterstützung mit einer F&B Inventur App nutzen

• Klare Bereiche festlegen und Verantwortlichkeiten definieren

• Sortiment verschlanken, um den Zählaufwand zu reduzieren

• Regelmäßige statt jährliche Inventuren durchführen

• Mitarbeiter gezielt schulen und Fehlerquellen eliminieren

• Inventurdaten mit dem Bestellwesen verknüpfen, um Lagerhaltung zu optimieren

‍

Besonders mit digitalen Lösungen wie BarBrain oder einer spezialisierten Food und Beverage Inventur App kann der gesamte Prozess schneller, fehlerfreier und transparenter gestaltet werden. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: ein erfolgreicher Gastronomiebetrieb mit gutem Überblick über seine Warenwirtschaft.